Mit Toucan gehen Dateioperationen leicht von der Hand. Im Register "Replizieren" werden Dateien kopiert, synchronisiert oder verschoben. "Archivieren" ist für das Sichern und "Schützen" für das Ver- und Entschlüsseln Ihrer Dateien zuständig. Unter "Replizieren" gibt es eine Vorschau-Funktion, mit der Sie die Effekte Ihrer Einstellungen vorab überprüfen können. Optional prüft Toucan, ob die Dateioperationen fehlerlos verlaufen sind. Gesicherte Dateien packt das Programm in ein ZIP-Paket, das ggf. mit einem Passwort geschützt wird. Als Backup-Methode wählen Sie zwischen "Komplett", "Differentiell" (Kopiert die Dateien, die seit dem letzten Backup verändert wurden) und "Spiegeln" (Erstellt eine exakte Kopie der Datenquelle; nicht mehr vorhandene Daten oder Unterordner werden dabei im Ziel gelöscht.).

Im Register Regeln lassen sich Filter einrichten, mit denen Sie explizit Dateien bzw. Ordner von den Aktionen ein- oder ausschließen. Damit Sie dabei Platzhalter verwenden können, sollten Sie sich ein wenig mit den "Regular expressions" auskennen. Mit einem Skript können alle gespeicherten Aufträge in eine Liste übertragen und dann mit "Starten" nacheinander ausgeführt werden. Für einen USB-Stick ist die portable Version geeignet. In diesem Zusammenhang ist das Definieren von Variablen wichtig, denn dadurch verweisen die Pfadangaben unabhängig vom zugeordneten Laufwerksbuchstaben stets auf die richtige Stelle eines USB-Sticks.