NAPS2 nutzt Ihren Scanner, um Dokumente als PDF- oder Bilddatei zu speichern. Eine Besonderheit ist dabei, dass es den Text eines Dokuments erkennt (OCR) und dadurch die erstellten PDFs durchsuchbar macht. Zuerst müssen Sie über den Button "Optische Texterkennung" das deutsche Sprachpaket herunterladen. Dann aktivieren Sie "PDF mittels OCR durchsuchbar machen" und die gewünschte Sprache. Nun wird diese Voreinstellung bei jedem Speichern genutzt. Andere Vorgaben lassen sich unter verschiedenen Profilen ablegen.

Nach einem Klick auf "Scannen" wählen Sie das Gerät aus, mit dem Sie scannen. Zum Bearbeiten öffnen Sie das Ergebnis per Doppelklick. Passen Sie jetzt Helligkeit, Farbsättigung und Ausrichtung an und schneiden das Bild ggf. zu. Abschließend speichern Sie das Dokument. Die PDF-Datei lässt sich per Email versenden, wobei NAPS2 dafür Ihr Standard-Emailprogramm nutzt. Über Importieren lassen Sie NAPS2 auch die Texte bereits vorhandener PDF- und Bilddateien auslesen.